Üzemeltetési partner vállalkozásoknak: hogyan lesz a beszerzésből működési rendszer
Üzemeltetési partner vállalkozásoknak: hogyan lesz a beszerzésből működési rendszer
Ez a cikk nem egy klasszikus termékbemutató vagy információs bejegyzés lesz. Nem arról fog szólni, hogy melyik papír a jobb vagy melyik tisztítószer hatékonyabb. Inkább egy folyamatot szeretnénk megmutatni, ami a saját működésünkben is végigment, és ami közben egyre világosabbá vált számunkra, hogy a vállalkozások nem termékeket keresnek, hanem egyszerűbb működést.
Amikor egy cég napi működéséről beszélünk, ritkán kerül szóba a beszerzés, mint stratégiai kérdés. Pedig a háttérben ez az egyik olyan terület, amely észrevétlenül, de folyamatosan hatással van a hatékonyságra. Nem azért, mert bonyolult, hanem azért, mert széttöredezett. Több helyről történik, több ember kezeli, és idővel egyre nehezebben átlátható.
Üzemeltetési partner vállalkozásoknak: honnan indult ez a szemlélet
A kezdeti fókuszunk egyértelmű volt. Higiéniai termékekkel foglalkoztunk, olyan eszközökkel, amelyek minden vállalkozás működéséhez szükségesek. Ezek a termékek nem látványosak, nem stratégiai döntések tárgyai, mégis minden nap jelen vannak.
Azt láttuk, hogy ezek beszerzése sok esetben külön történik. Egy másik beszállító, egy külön rendelés, egy újabb adminisztrációs kör. Ez önmagában még nem jelent problémát, de amikor több ilyen terület összeadódik, akkor már érezhetővé válik a hatása.
A következő lépés ezért szinte természetesen érkezett. Megjelent webshopunkban a munkavédelem és a munkaruházat. Nem azért, mert új irányt kerestünk, hanem mert ugyanaz az igény jelent meg vásárlóiknál újra és újra. Egyszerűbb beszerzést kerestek, kevesebb utánajárást, átláthatóbb működést.
Közel 10 000 új irodai termék egy rendszerben
A legnagyobb változást mégis az hozta, amikor elindítottuk a közelmúltban az irodai, általános termékkört. Ez nem egy fokozatos bővítés volt, hanem egy tudatos lépés. Közel tízezer termékkel indult el az új kínálat, amely lefedi az irodai működés alapjait.
Megjelent az író- és irodaszer, a papíráru, az irodatechnika, valamint a nyomtató és másoló kellékek világa. Ez már nem egy kiegészítés volt a meglévő kínálat mellé, hanem egy új szint, amely egyértelműen jelezte, hogy merre tartunk.
Ez a lépés egy dolgot tett igazán egyértelművé. A vállalkozások számára nem az a kérdés, hogy honnan rendelnek egy adott terméket, hanem az, hogy ezt hány külön helyről kell megoldaniuk.
A széttöredezett beszerzés problémája
A legtöbb cég működésében a beszerzés nem egy komplex folyamat. Inkább sok apró döntés sorozata, amelyek különböző időpontokban, különböző emberek által történnek. Egy irodában elfogy a papír, egy másik területen szükség van tisztítószerre, máshol éppen tonerre van szükség.
Ezek a helyzetek önmagukban egyszerűek. A probléma akkor jelenik meg, amikor mindegyik külön csatornán keresztül történik. Külön rendelés, külön beszállító, külön számlázás.
Mit jelent az üzemeltetési partner a vállalkozásoknak a mindennapi működésben
Amikor arról beszélünk, hogy üzemeltetési partnerként gondolkodunk a vállalkozások támogatásáról, akkor nem egy konkrét szolgáltatást írunk le. Inkább egy szerepet. Ez a szerep abban segít, hogy a mindennapi működéshez szükséges eszközök ne különálló beszerzések legyenek, hanem egy rendszer részei. Nem az a cél, hogy minden egy helyen legyen elérhető, hanem az, hogy ami nap mint nap szükséges, az egyszerűen és kiszámíthatóan beszerezhető legyen.
Az irodaszer-és irodatechnikai eszközök, a munkavédelem vagy akár a higiéniai beszerzés egy helyről ebben a megközelítésben nem kényelmi kérdés, hanem működési előny egy cég számára. Egy olyan pont, ahol a háttérfolyamatok egyszerűsödnek, és a beszerzés kezelhetőbbé válik.
Kevesebb beszállítóval könnyebb egyeztetni, kevesebb rendelést kell nyomon követni, és a működés egyre inkább kiszámíthatóvá válik. Ez különösen fontos ott, ahol nincs külön beszerzési csapat, és a napi feladatok mellett kell ezeket a folyamatokat is kezelni.
Mikor van szükség üzemeltetési partnerre
Az a pont, amikor érdemes ezzel foglalkozni, általában nem egy konkrét eseményhez kötődik. Inkább egy felismeréshez. Amikor a beszerzés több időt vesz el, mint amennyit indokoltnak érzünk, és amikor egy egyszerű rendelés mögött több lépés áll, mint amire számítanánk.
Ilyenkor merül fel először, hogy lehetne ezt egyszerűbben csinálni. A több beszállító kiváltása egy partnerrel nem mindig az első megoldás, de egyre gyakrabban jelenik meg valós alternatívaként.
A beszerzés a legtöbb vállalkozás életében háttérfolyamat. Nem látványos, mégis folyamatosan jelen van. Amikor ez a folyamat széttöredezett, akkor idővel egyre több energiát igényel.
A közel tízezer új irodai termékkel nem egyszerűen bővítettük a kínálatot. Egy olyan irányt erősítettünk meg, amelyben az üzemeltetési partner vállalkozásoknak nem egy címke, hanem egy működési szemlélet. Nem célunk minden területet lefedni. Az a célunk, hogy ami nap mint nap szükséges a működéshez, az egyszerűen elérhető legyen.
És ha ez egy helyről megoldható, az már valódi előnyt jelent a mindennapokban.
