Irodai készletfeltöltés ősszel – miből érdemes tartalékot tartani?

Az őszi készletfeltöltés ezért jó alkalom arra, hogy ne csak azt rendeljük meg, ami már elfogyott, hanem átgondoljuk: melyek azok az irodai kellékek, amelyekből érdemes egy kisebb biztonsági készletet tartani?

Nem mindenből kell nagy készlet

A tudatos irodai készletezés nem azt jelenti, hogy mindenből hónapokra elegendő mennyiséget kell felhalmozni.

Érdemes inkább három kérdést feltenni:

• Melyik terméket használjuk rendszeresen?
• Mi az, aminek a hiánya megakaszthatja a munkát?
• Melyik az a termék, amelyből egyszerre több munkatárs is fogyaszt?

Egy ritkán használt speciális irodai eszközből valószínűleg nincs szükség több darabra. Nyomtatópapírból, tollból vagy más napi fogyóeszközből viszont már érdemes előre gondolkodni.

1. Írószerek – a legegyszerűbb dolgok fogynak el a legkönnyebben

Golyóstoll, ceruza, szövegkiemelő, marker – szinte minden irodában megtalálhatók, mégis gyakran ezek után kezdődik a keresgélés.

Érdemes különválasztani a személyesen használt írószereket és a közös készletet. A tárgyalóban vagy közös munkatérben használt táblamarkerekből például praktikus tartalékot tartani, mert egy kiszáradt marker egy megbeszélés kezdetén kellemetlen meglepetés lehet.

Az ősz jó alkalom a fiókok és közös írószertartók átnézésére is: ami már nem ír megfelelően, azt cseréljük le, a rendszeresen fogyó darabokat pedig pótoljuk.

2. Papíráru – ne az utolsó csomagnál kezdjünk rendelni

A digitális ügyintézés terjedése ellenére sok munkahelyen továbbra is rendszeresen szükség van papírra.

A nyomtató- és másolópapír mellett érdemes számba venni a jegyzettömböket, öntapadó jegyzeteket, borítékokat és más rendszeresen használt papírtermékeket is.

A megfelelő tartalék mennyisége természetesen függ az iroda méretétől és a felhasználástól. A cél nem a felesleges felhalmozás, hanem az, hogy egy váratlanul nagyobb nyomtatási feladat miatt se fogyjon el egyik napról a másikra a teljes készlet.

3. Mappák és iratrendezők – ősszel már az év végére is készülhetünk

Az év második felében sok vállalkozásnál egyre több dokumentum gyűlik össze. Szerződések, számlák, projektdokumentációk és egyéb iratok kerülnek a polcokra.

Érdemes ezért időben ellenőrizni az iratrendezők, mappák, genothermek, elválasztólapok és archiválási kellékek készletét.

Ha már ősszel kialakítunk egy következetes rendszert, az év végi dokumentumrendezés is egyszerűbb lehet.

4. Etikettek és címkék – nem csak a klasszikus irodában hasznosak

Az etikett könnyen háttérbe szorul a beszerzésnél, pedig rengeteg helyen használjuk.

Dokumentumok, iratrendezők, polcok, tárolódobozok és küldemények jelölésére egyaránt szükség lehet rájuk. Webáruházaknál, kereskedelmi vállalkozásoknál és raktárakban pedig a címkék a napi munkafolyamat részét képezhetik.

Ha egy vállalkozás rendszeresen ugyanazt a méretet vagy típust használja, ebből különösen érdemes megfelelő tartalékot tartani.

5. Ragasztók és egyéb apró kellékek

Ragasztóstift, ragasztószalag, tűzőkapocs, gemkapocs és más apró irodai kellékek általában nem foglalnak sok helyet, viszont annál bosszantóbb, amikor éppen nincs belőlük.

Ezeknél egyszerű készletezési szabály is működhet: amikor használatba kerül az utolsó tartalék, kerüljön fel a következő beszerzési listára.

Így nem kell minden egyes elfogyott termék miatt külön rendelést indítani.

6. A tárgyaló és a közös munkatér készletéről se feledkezzünk meg

Az irodai készletellenőrzés során könnyű csak az íróasztalokra és a szekrényekre gondolni.

Pedig a közösen használt helyiségekben is szükség lehet táblamarkerre, flipchartpapírra, jegyzettömbre, öntapadó jegyzetre, mágnesre és egyéb prezentációs kellékekre.

Érdemes ezeknek állandó helyet kijelölni, így nemcsak azt látjuk könnyebben, miből kell utánpótlás, hanem a munkatársak is tudják, hol keressék.

Hogyan kerüljük el a túl sok és a túl kevés készletet?

Egy kisebb vállalkozásnál ehhez nincs feltétlenül szükség bonyolult készletnyilvántartásra.

Kiindulásként elegendő lehet egy egyszerű lista a rendszeresen használt termékekről. Mellette meghatározható egy minimumszint: ha a készlet ez alá csökken, az adott termék felkerül a következő rendelésre.

Érdemes a beszerzéseket is összehangolni. Ahelyett, hogy minden elfogyó terméket külön-külön rendelünk meg, a rendszeresen szükséges irodaszereket időszakonként egy közös beszerzési listába rendezhetjük.

Ez átláthatóbbá teheti a rendelést, és a szükséges utánpótlásról is könnyebb gondoskodni.

Az iroda működéséhez több kell, mint irodaszer

Ha már készletellenőrzést végzünk, érdemes egy kicsit szélesebben körülnézni.

Van elegendő kéztörlő és toalettpapír? Kell folyékony szappant rendelni? Fogyóban van a szemeteszsák vagy valamelyik rendszeresen használt tisztítószer?

Ezek ugyan nem klasszikus irodaszerek, mégis ugyanannak a munkahelynek a mindennapi működéséhez szükségesek.

Egy összehangolt beszerzésnél ezért nemcsak az íróasztalt, hanem az egész munkahely szükségleteit érdemes végiggondolni.

Ősszel érdemes kialakítani egy egyszerű beszerzési rutint

Az irodai készletfeltöltés akkor működik jól, ha nem egyszeri nagyrendelés, hanem egy átlátható rendszer része.

Nézzük át időnként a rendszeresen fogyó termékeket, jelöljük meg, miből kell mindig tartalék, és lehetőség szerint vonjuk össze a beszerzéseket.

Így kevesebb az utolsó pillanatos hiány, könnyebben tervezhető a készlet, és a munkatársak számára is folyamatosan rendelkezésre állnak a napi munkához szükséges eszközök.

A Higiszer kínálatában az irodai munkához szükséges írószerek, papíráruk, iratrendezési és archiválási kellékek, etikettek, valamint számos további irodai termék megtalálható. Céges beszerzés esetén pedig érdemes az iroda egyéb higiéniai és üzemeltetési szükségleteit is együttesen átgondolni.